Trước khi chuyển dọn văn phòng sang địa điểm mới, bạn cần lập kế hoạch chi tiết về việc chuẩn bị, thực hiện và tổ chức sau khi hoàn tất. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp những thông tin cần thiết dành cho bạn khi có kế hoạch chuyển văn phòng sang địa điểm mới.
Trước khi bắt đầu làm việc trong văn phòng mới, bạn cần di dời văn phòng làm việc hiện tại, thông báo chuyển địa điểm công ty. Trong quá trình vận chuyển đồ đạc văn phòng bạn nên lưu ý về vấn đề an toàn và thời gian. Ngoài ra, việc lường trước những khó khăn, rủi ro giúp kế hoạch của bạn đạt hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tạo kế hoạch quy trình di dời văn phòng làm việc, bạn nên tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tham khảo trước khi bắt tay và việc lên kế hoạch. Bạn cần xác định rõ nhu cầu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện và ngân sách cho kế hoạch chuyển văn phòng đến văn phòng mới. Sau đó, đến khâu tạo kế hoạch sao cho phù hợp với các yếu tố trên.
Để tạo kế hoạch chuyển văn phòng bạn có thể thực hiện theo quy trình 9 bước được Vinamoves gợi ý như sau:
- Bước 1: Lên danh sách công việc và sắp xếp nhân sự
- Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm văn phòng mới phù hợp
- Bước 3: Tiến hành chuẩn bị các thủ tục liên quan việc chuyển văn phòng công ty
- Bước 4: Chọn ngày chuyển văn phòng và thông báo đến khách hàng
- Bước 5: Kiểm tra và hoàn tất cơ sở vật chất ở văn phòng mới
- Bước 6: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng
- Bước 7: Tạo timeline cụ thể vào ngày chuyển văn phòng
- Bước 8: Đóng gói, vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ qua văn phòng mới
- Bước 9: Sắp xếp tại văn phòng mới
Với 9 bước trong kế hoạch di dời văn phòng làm việc, bạn có thể thực hiện theo 3 giai đoạn sau, điều này giúp cho phía doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng kiểm soát quy trình thực hiện, có kế hoạch ngân sách tốt hơn.
Giai đoạn chuẩn bị lập kế hoạch di chuyển văn phòng
Bước 1: tổng hợp danh sách công việc và sắp xếp nhân sự
Khi chuyển văn phòng sẽ có rất nhiều công việc như sắp xếp, đóng gói, kiểm kê, tháo dỡ, dọn dẹp. Vì thế, với từng công ty cần phải tổng hợp tất cả công việc cần thực hiện càng rõ ràng, chi tiết càng tốt. Tiếp theo, dựa vào số lượng nhân sự hiện có để sắp xếp nhân sự vào các công việc chuyển dọn cho phù hợp và hiệu quả. Về phía nhân viên, khi có bảng công việc thì cũng sẽ dễ dàng nắm được công việc của mình hơn.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm văn phòng mới phù hợp
Nếu doanh nghiệp bạn cần tìm kiếm một địa điểm văn phòng mới thì cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản như, vấn đề giao thông, khoảng cách, tiện ích xung quanh, giá cả.
Bước 3: Tiến hành chuẩn bị các thủ tục liên quan việc chuyển văn phòng công ty
Khi cần chuyển địa điểm công ty, các doanh nghiệp nên lưu ý hoàn tất giấy tờ, thủ tục với đơn vị cho thuê.
Bước 4: Chọn ngày chuyển văn phòng và thông báo đến khách hàng
Thông báo việc chuyển văn phòng đến khách hàng, đối tác là điều cần thiết. Các doanh nghiệp nên chủ động sắp xếp công việc trước, trong và sau khi chuyển dọn với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp của mình để tránh ảnh hưởng quá nhiều đến việc kinh doanh của mình.
Bước 5: Kiểm tra và hoàn tất cơ sở vật chất ở văn phòng mới
Trước khi tiến hành di chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ đến văn phòng mới, bạn nên kiểm tra tất cả các công việc sắp xếp, sửa chữa ở văn phòng mới hoàn tất.
Bước 6: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng
Với nhiều công ty tầm trung và lớn, các công ty có nhiều vật dụng cần phải vận chuyển, giải pháp tối ưu nhất chính là thuê dịch vụ vận chuyển đồ đạc văn phòng trọn gói. Với kinh nghiệm và chuyên môn của những công ty chuyển dọn chuyên nghiệp, các khách hàng doanh nghiệp có thể an tâm là công tác chuyển văn phòng sẽ diễn ra hiệu quả hơn. Hiệu quả về chi phí và tính an toàn là những ưu điểm mà dịch vụ chuyển văn phòng mang lại.
Giai đoạn vận chuyển văn phòng
Bước 7: Tạo timeline cụ thể vào ngày chuyển văn phòng
Trong kế hoạch chuyển văn phòng, giai đoạn thực hiện là quan trọng nhất, vì thế để đảm bảo công việc được đúng tiến độ và theo kế hoạch, người lập kế hoạch nên tạo timeline công việc cụ thể và thực tế nhất.
Bước 8: Đóng gói, vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ qua văn phòng mới
Bước 9: Sắp xếp tại văn phòng mới
Tham khảo thêm: Kế hoạch chuyển văn phòng cần những gì?
Chuyển chuyển địa điểm công ty thường gặp những khó khăn gì?
Khó khăn trong việc lập kế hoạch vận chuyển
Yêu cầu của việc lập kế hoạch chuyển sang văn phòng mới là cần có cái nhìn tổng thể công việc, quy trình thực hiện. Điều này lại cần có kinh nghiệm thực tế vì nếu không có kinh nghiệm sẽ rất khó đảm bảo hiệu quả và sự an toàn. Kế hoạch di dời văn phòng làm việc càng cụ thể, chi tiết càng dễ dàng thực hiện hơn.
Khó khăn trong việc đóng gói đồ đạc
Đóng gói các món đồ cá nhân của nhân viên hay giấy tờ hồ sơ cần chuẩn bị số lượng lớn thùng carton, băng keo dán, nhãn dán. Tuy nhiên với những thiết bị nặng và cồng kềnh như máy in, máy vi tính, máy photo thì lại cần đóng gói kỹ càng hơn.
Khó khăn trong việc tháo lắp những máy móc cùng thiết bị điện tử
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tháo dỡ đồ đạc nội thất hay hệ thống đèn, điện cũng cần đến kỹ thuật viên có kinh nghiệm.
Khó khăn trong việc vận chuyển
Phương tiện vận chuyển an toàn là điều mà các doanh nghiệp cần khi thực hiện dự án chuyển văn phòng.
Vậy làm thế nào để có thể vận chuyển văn phòng thuận lợi?
- Tham khảo kế hoạch chuyển văn phòng từ đơn vị khác
- Chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ và phụ liệu đóng gói đầy đủ
- Phân loại đồ đạc để dễ dàng đóng gói hơn
- Phân chia nhiệm vụ tháo lắp thiết bị cho những nhân sự có chuyên môn
- Tham khảo các phương tiện vận chuyển phù hợp
- Thuê phương tiện vận chuyển từ đơn vị bên ngoài
Tham khảo thêm: Những khó khăn thường gặp khi chuyển chuyển địa điểm công ty
Lưu ngay các mẹo giúp di dời văn phòng làm việc hiệu quả
Để giúp cho quá trình chuyển địa điểm công ty đến văn phòng mới dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo các mẹo về việc lập kế hoạch, đóng gói, phân loại, vận chuyển. Đầu tiên, lập kế hoạch cụ thể dựa trên số lượng giấy tờ, tài liệu và đồ đạc trong văn phòng, đồng thời phân công công việc một cách rõ ràng. Trong quá trình di chuyển, sự phối hợp của toàn bộ công ty là quan trọng để đảm bảo tiến độ. Nhân viên nên tự đóng gói và dọn dẹp vị trí làm việc cá nhân và với khu vực làm việc chung có thể cùng nhau dọn dẹp.
Đối với thiết bị máy móc cần phân công cho những người có kinh nghiệm. Chuẩn bị vật dụng đóng gói như thùng carton, băng keo dán, túi nilon để đảm bảo đóng gói an toàn và nhanh chóng. Việc loại bỏ đồ đạc không cần thiết cũng giúp quá trình di dời trở nên gọn gàng hơn.
Về phương tiện vận chuyển, bạn có thể sử dụng những phương tiện có sẵn ở công ty hoặc thuê theo nhu cầu. Ví dụ như nếu khoảng cách vận chuyển đồ đạc văn phòng đến văn phòng mới không quá xa có thể sử dụng xe máy, ô tô cá nhân. Trong trường hợp đồ đạc nhiều và cần phải di chuyển xa, thì nên thuê xe ba gác chuyên dụng hoặc xe tải/bán tải là lựa chọn an toàn.
Xem thêm: Mẹo chuyển văn phòng nhanh chóng
Lưu ý khi vận chuyển đồ đạc văn phòng
Với kinh nghiệm chuyển dọn văn phòng của mình, Vinamoves nhận thấy trong các dự án chuyển văn phòng, các doanh nghiệp nên lưu ý về những về như:
- Lưu ý khi xây dựng kế hoạch chuyển văn phòng
- Chọn ngày chuyển văn phòng tốt
- Thống kê mọi tài sản có trong công ty
- Loại bỏ những đồ dùng không cần thiết
- Vệ sinh văn phòng mới và văn phòng cũ
- Kiểm kê lại đồ đạc sau khi chuyển đến văn phòng mới
- Không nên gây gổ, cãi vã khi mới chuyển về văn phòng mới
- Bày trí văn phòng mới
Tham khảo: Những lưu ý cần nhớ khi vận chuyển đồ đạc văn phòng
Bố trí văn phòng làm việc nhỏ, đẹp, tiện nghi
Hãy bố trí văn phòng làm việc theo hướng không gian mở
Hiện nay, cách bố trí văn phòng theo hướng không gian mở được nhiều công ty áp dụng. Bởi những ưu điểm như tạo cảm giác thoải mái, tiết kiệm không gian. Ngoài ra, với cách bố trí này, văn phòng công ty có thể thiết kế theo kiểu hiện đại, năng động và sang trọng. Việc sắp xếp, bố trí, thiết kế văn phòng mới sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả làm việc của nhân viên, nên các doanh nghiệp có thể cân nhắc nhé.
Tận dụng tối đa các thiết bị không dây khi bố trí phòng làm việc
Trong văn phòng nếu có quá nhiều thiết bị, dây kết nối, hệ thống điện, wifi không được sắp xếp gọn gàng sẽ dễ bị rò rỉ cũng như làm mất tính thẩm mỹ của văn phòng. Bằng cách thay thế các thiết bị không dây, giảm bớt các dây kết nối thì văn phòng mới sẽ tươm tất hơn.
Sắp xếp văn phòng không gian nhỏ khoa học nhất
Với những văn phòng công ty nhỏ càng nên tiết kiệm và tận dụng tối đa không gian hơn. Bạn có thể sắp xếp lại giấy tờ, hồ sơ theo trình tự, khu vực vừa có thể dễ dàng sử dụng khi cần đến vừa giúp không gian làm việc luôn gọn gàng. Ngoài ra, bạn đừng quên chọn lọc và bỏ bớt những vật dụng, giấy tờ không sử dụng để tránh bị chiếm quá nhiều không gian.
Hãy tận dụng luôn không gian bên trên của văn phòng
Thông thường, không gian phía trên trong các văn phòng làm việc luôn bị bỏ qua. Tại sao bạn không thể tận dụng nó bằng cách thiết kế các tủ cao, kệ đựng treo tường để tăng không gian sử dụng cho văn phòng mới.
Chọn đồ nội thất phù hợp
Không chỉ với các văn phòng công ty có không gian nhỏ, mà cả những văn phòng lớn cũng cần phải cân nhắc để lựa chọn những món nội thất thật sự cần thiết và phù hợp nhất. Đồ nội thất cho văn phòng nên lựa chọn dựa theo thiết kế của văn phòng.
Xem thêm bài viết cách bố trí văn phòng mới
