Chuyển văn phòng cần làm những gì là câu hỏi mà các đơn vị doanh nghiệp đặt ra khi bắt đầu lên kế hoạch chuyển văn phòng. Lập kế hoạch di chuyển văn phòng là điều cần thiết để chuẩn bị tốt nhất trước khi tiến hành vận chuyển văn phòng. Trong kế hoạch ấy chúng ta sẽ phân bố nhân sự sao cho phù hợp với công việc nhất có thể.
Việc chuyển đồ văn phòng có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, vì nếu chưa có kinh nghiệm sẽ có rất nhiều điều thiếu sót, do đó kế hoạch di chuyển văn phòng sẽ rất cần thiết lúc này.
Để có được danh sách công việc, kế hoạch công việc tốt nhất chúng ta nên chuẩn bị trước ngày chuyển văn phòng khoảng một tháng, để trong thời gian này vẫn còn thời gian để kiểm tra, bổ sung, phân bố lại công việc. Kế hoạch công việc càng chi tiết thì khi thực hiện sẽ được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
Trong bài viết này Vinamoves xin chia sẻ với các bạn cách lập kế hoạch hợp lý nhất khi chuyển văn phòng. Để từ đây bạn lên kế hoạch chuyển văn phòng được hoàn thiện hơn.
Kế hoạch chuyển văn phòng theo trình tự 9 bước
Để lập kế hoạch chuyển văn phòng, bạn có thể tham khảo 9 bước thực hiện sau:
- Bước 1: Lên danh sách công việc và sắp xếp nhân sự
- Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm văn phòng mới phù hợp
- Bước 3: Tiến hành chuẩn bị các thủ tục liên quan việc chuyển văn phòng công ty
- Bước 4: Chọn ngày chuyển văn phòng và thông báo đến khách hàng
- Bước 5: Kiểm tra và hoàn tất cơ sở vật chất ở văn phòng mới
- Bước 6: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng
- Bước 7: Tạo timeline cụ thể vào ngày chuyển văn phòng
- Bước 8: Đóng gói, vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ qua văn phòng mới
- Bước 9: Sắp xếp tại văn phòng mới
Khi lên kế hoạch vận chuyển văn phòng, bạn cần đảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủ và sắp xếp hợp lý theo từng giai đoạn. Bên cạnh đó, việc phân công nhân sự và cân đối ngân sách cũng là điều mà các doanh nghiệp nên lưu ý.
Trong phần tiếp theo, những nội dung chi tiết về các bước kế hoạch trên sẽ được làm rõ hơn. Từ đó giúp các đơn vị thực hiện công việc chuyển văn phòng tốt hơn trong cả giai đoạn chuẩn bị và tiến hành.
Giai đoạn chuẩn bị lập kế hoạch di chuyển văn phòng
Bước 1: Lên danh sách công việc và sắp xếp nhân sự
Vận chuyển văn phòng là quá trình cần nhiều thời gian từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn tất. Trong giai đoạn chuẩn bị nếu được thực hiện chỉnh chu thì đến giai đoạn tiến hành sẽ giảm được nhiều rủi ro, công việc vận hành tốt hơn. Và cũng có nhiều khâu cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị này.
Tại doanh nghiệp, cần có một đội ngũ phụ trách công việc chuyển đồ văn phòng này để đảm bảo việc lên kế hoạch chung được tốt hơn. Đội ngũ phụ trách sẽ có trách nhiệm lên danh sách công việc, phân chia nhân sự và đảm nhận những nội dung chính trong kế hoạch chuyển văn phòng công ty.
Các công việc sẽ ưu tiên triển khai trong giai đoạn này như tìm kiếm văn phòng mới, chỉnh sửa văn phòng mới nếu cần, làm thủ tục hành chính, thuê đơn vị chuyển đồ văn phòng, kiểm kê và phân loại đồ đạc văn phòng.
Ngoài ra, đồ đạc trong văn phòng khá nhiều bao gồm tài liệu, máy móc, thiết bị, nội thất, vì thế cần phải lập danh sách thống kê và phân loại thành những nhóm đồ thanh lý, đồ cần vận chuyển sang văn phòng mới, đồ để lại văn phòng cũ.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm văn phòng mới phù hợp
Chuyển địa điểm văn phòng là kế hoạch cần nhiều thời gian chuẩn bị, đặc biệt là khâu tìm kiếm nơi làm việc mới. Hiện nay, thị trường cho thuê văn phòng khá phát triển với nhiều loại hình văn phòng làm việc khác nhau, chất lượng và giá cả cũng đa dạng. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn hình thức mua mặt bằng và xây dựng văn phòng làm việc.
Việc tìm kiếm và lựa chọn văn phòng mới tùy vào định hướng, ngân sách và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này mất khá nhiều thời gian, công sức nên cần thực hiện sớm. Bạn có thể tham khảo bài viết: Quy trình thuê mặt bằng văn phòng mới.
Bước 3: Tiến hành chuẩn bị các thủ tục liên quan việc chuyển văn phòng công ty
Trong kinh doanh, việc thực hiện các thủ tục luôn là điều cần thiết. Khi công ty bạn muốn thay đổi văn phòng làm việc cũng vậy, bộ phận hành chính, kế toán sẽ đảm nhận công việc khai báo đến phòng đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, làm lại con dấu,… và những công việc hành chính công vụ liên quan.
Bước 4: Chọn ngày chuyển văn phòng và thông báo đến khách hàng
Về phía khách hàng, doanh nghiệp cần đưa ra thông báo chính thức để tiếp tục hoạt động kinh doanh sau này mà không gặp bất kỳ trở ngại nào cho khách hàng. Sau khi tính toán và xác định thời gian chuyển văn phòng, khoảng một tháng trước khi chuyển là thời điểm thích hợp để thông báo đến khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó, việc thông báo trước cũng giúp cho cả doanh nghiệp và khách hàng chủ động sắp xếp các công việc hợp lý hơn.
Ví dụ: doanh nghiệp cần nhận đơn hàng từ nhà cung cấp vào thời điểm đã chuyển văn phòng, thì có thể chủ động thông báo và yêu cầu nhà cung cấp thay đổi địa chỉ nhận hàng sang văn phòng mới.
Bước 5: Kiểm tra và hoàn tất cơ sở vật chất ở văn phòng mới
Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp nên kiểm tra và chỉnh sửa không gian văn phòng mới trước khi lắp đặt đồ dùng ở văn phòng cũ vào. Những điểm lưu ý cần phải kiểm tra như cơ sở vật chất có đảm bảo hay chưa, hệ thống điện, nước, wifi, camera có hoạt động tốt không, cuối cùng là bố trí không gian văn phòng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tips: Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cũng có thể bắt tay vào sửa chữa văn phòng ngay sau khi lựa chọn được văn phòng làm việc ưng ý. Hoặc với những doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn mô hình cho thuê văn phòng làm việc có sẵn nội thất, tiện ích.
Bước 6: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng
Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị đang cung cấp dịch vụ chuyển đồ văn phòng. Thuê dịch vụ từ công ty chuyển văn phòng uy tín giúp cho việc di dời địa điểm văn phòng làm việc của công ty bạn được suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Bên cạnh dịch vụ cho thuê xe tải chuyên chở đồ văn phòng, các đơn vị này cũng cung cấp gói dịch vụ đóng gói, khuân vác, tháo lắp thiết bị nếu như khách hàng có nhu cầu.
Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng tại các công ty uy tín, nhiều kinh nghiệm có thể tư vấn giúp bạn trong các khâu vận chuyển. Bên cạnh đó, những công ty uy tín sẽ đảm bảo an toàn tốt hơn cho đồ đạc văn phòng bạn khi chuyển dọn, tránh được rủi ro hư hỏng hay mất mác.
Giới thiệu dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Nếu bạn vẫn chưa biết bắt đầu chuẩn bị chuyển văn phòng từ đâu thì có thể liên hệ ngay đội ngũ của Vinamoves để được tư vấn nhé. Vinamoves sẽ giúp bạn chuyển văn phòng từ A đến Z. Tại Vinamoves, đội ngũ nhân viên tư vấn sẽ tiếp nhận thông tin của khách hàng, bộ phận khảo sát sẽ trao đổi trực tiếp và tư vấn cho bạn, tiếp theo là các khâu khảo sát và báo giá.
Dịch vụ chuyển dọn văn phòng trọn gói của Vinamoves với hơn 15 năm kinh nghiệm đảm bảo sẽ mang lại dịch vụ chuyển dọn văn phòng vô cùng hài lòng cho quý khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1800 9224 hoặc nhắn tin trực tiếp tại website khi có nhu cầu tư vấn về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhé.
Giai đoạn vận chuyển văn phòng
Bước 7: Tạo timeline cụ thể vào ngày chuyển văn phòng
Trong giai đoạn chuyển văn phòng, không có nhiều đầu việc nhưng khối lượng công việc cần thực hiện khá nhiều. Giai đoạn này có thể kéo dài từ 1-3 ngày tùy vào quy mô của doanh nghiệp. Vì thế, đội ngũ thực hiện kế hoạch chuyển văn phòng cần tạo timeline cụ thể cho các khâu công việc.
Ví dụ: Đầu tiên sẽ triển khai cho nhân viên công ty tự đóng gói đồ đạc cá nhân. Tiếp theo sẽ đóng gói thiết bị, máy móc, thực hiện tháo lắp nếu cần. Sau đó, vận chuyển sang nơi làm việc mới và cuối cùng là sắp đặt đồ đạc tại văn phòng mới.
Đối với những doanh nghiệp khá nhiều đồ đạc đặc biệt là những món đồ đồ cồng kềnh, máy móc thiết bị thì nên thuê đơn vị chuyển đồ văn phòng uy tín để được hỗ trợ tốt nhất. Ngoài ra, những đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp sẽ cung cấp cho bạn phương tiện vận chuyển (xe tải, bán tải, xe chui hầm), tư vấn khung giờ cấm tải, tuyến đường di chuyển thích hợp, cách sắp xếp timeline hợp lý và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty bạn.
Bước 8: Đóng gói, vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ qua văn phòng mới
Khi lập kế hoạch chuyển văn phòng, đến bước đóng gói và vận chuyển nếu như được chuẩn bị chu đáo sẽ thuận tiện hơn cho quá trình chuyển dọn. Như khâu đóng gói bạn cần ước chừng số lượng thùng carton cần thiết, các thiết bị dễ vỡ nên được đóng gói trong thùng nhựa và bao bọc cẩn thận. Ngoài ra còn nhiều yếu tố khác cần được tính toán trước khi bắt tay vào việc vận chuyển văn phòng.
Xem thêm: Những lưu ý khi chuyển văn phòng
Bước 9: Sắp xếp tại văn phòng mới
Sau khi hoàn tất vận chuyển văn phòng, lúc này văn phòng mới cũng được hoàn tất khâu chuẩn bị ở bước 5. Công đoạn cuối cùng sẽ là sắp xếp đồ đạc tại văn phòng mới theo như kế hoạch của đội ngũ chuyển dọn của đơn vị doanh nghiệp bạn đã chuẩn bị từ trước.
Tóm lại, kế hoạch chuyển văn phòng là một phần không thể thiếu nếu doanh nghiệp bạn đang dự tính thay đổi văn phòng làm việc. Với 9 bước chuẩn bị trên, Vinamoves hy vọng sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin tham khảo về các lập kế hoạch di chuyển văn phòng. Và đừng quên liên hệ đơn vị vận chuyển văn phòng Vinamoves khi có nhu cầu chuyển dọn nhé!
