Chuyển văn phòng cần làm những gì là câu hỏi chúng ta đặt ra khi doanh nghiệp mình lên kế hoạch chuyển văn phòng. Khi chúng ta lên kế hoạch những công việc cần làm theo thứ tự cùng thời gian làm việc cụ thể thì sẽ đỡ phải hoang mang, không biết làm gì khi bắt tay vào việc. Trong kế hoạch ấy chúng ta sẽ phân bố nhân sự sao cho phù hợp với công việc nhất có thể.
Việc chuyển văn phòng có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế thì không hề nhé, vì nếu chưa có kinh nghiệm sẽ có rất nhiều điều thiếu sót, do đó kế hoạch di chuyển văn phòng sẽ rất cần thiết lúc này.
Để có được danh sách công việc, kế hoạch công việc tốt nhất chúng ta nên chuẩn bị trước ngày chuyển văn phòng 1 tháng, để trong thời gian này vẫn còn thời gian để kiểm tra, bổ sung, phân bố lại công việc. Kế hoạch công việc càng chi tiết thì khi thực hiện sẽ được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
Trong bài viết này Vinamoves xin chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm, những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng. Để từ đây bạn lên kế hoạch chuyển văn phòng được hoàn thiện hơn.
Công việc cần chuẩn bị
Khi có quyết định chuyển văn phòng từ lãnh đạo việc đầu tiên chúng ta cần làm là tìm kiếm vị trí văn phòng mới. Để có thể chọn được văn phòng mới phù hợp bạn nên lựa chọn dựa trên những tiêu chí sau:
-
Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả trong thời gian lâu dài.
-
Diện tích, cơ sở vật chất, mặt bằng phù hợp với công ty.
-
An ninh, an toàn cho nhân viên.
-
Những lưu ý khác tùy theo tính chất từng công việc.
Một cách để chúng ta có thể chọn được văn phòng ưng ý dễ dàng nhất chính là nhờ đến những công ty môi giới, tư vấn, cho thuê văn phòng hỗ trợ.
Tiếp theo chúng ta chuẩn bị đến các thủ tục về pháp lý liên quan đến việc di dời địa chỉ hoạt động của công ty, thông báo đến cho khách hàng đối tác, nhà cung cấp nguyên vật liệu và các thủ tục hành chính cơ quan thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh, con dấu …..
Sau khi đã có bước chuẩn bị các vấn đề liên quan thì chúng ta sẽ tiến hành lên kế hoạch chuyển nhà.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Như chúng tôi đã chia sẻ việc chuyển văn phòng có khá nhiều điều cần lưu ý, chúng ta lên kế hoạch rõ ràng để tránh rắc rối hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau dẫn đến thiếu sót. Trước hết chúng ta cần có 1 người chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch, phân công, điều phối và giám sát công việc cho từng người thật hợp lý. Người được phân công chỉ cần làm theo kế hoạch đã được định sẵn.
Tham khảo thêm:
Dưới đây là những công việc cần thực hiện:
-
Chọn ngày tốt để chuyển văn phòng. Để chọn được ngày chuyển văn phòng chúng ta phải xem xét về vấn đề phong thuỷ, ngày nào tốt, hợp với tuổi của người đứng đầu công ty. Bên cạnh đó thì phải sắp xếp công việc tại công ty để tránh ảnh hưởng đến quá trình hoạt động, giao dịch của công ty.
-
Làm việc với những nhà cung cấp dịch vụ như: điện, nước, đường truyền Internet, điện thoại, bảng hiệu, in lại card visit, thư tín, …
-
Lập danh sách những đồ dùng cần vận chuyển, đồ dùng nào sẽ thanh lý. Chúng ta lên danh sách theo dạng checklist để dễ kiểm soát, tránh được mất mát và bỏ sót hồ sơ. Công việc này chúng ta nên chia ra theo từng phòng ban, để họ có thể tự kiểm soát đồ dùng của mình.
-
Đơn vị vận chuyển, bạn cần tìm hiểu kỹ về các đơn vị vận chuyển để tránh thuê nhầm đơn vị không uy tín hoặc xe không phù hợp với số lượng đồ dùng mà mình cần vận chuyển.
-
Phân bố nhân sự đóng gói, vận chuyển đồ dùng ra xe vận tải và từ xe vận tải vào văn phòng mới.
-
Cần có một nhóm đến văn phòng mới để lau dọn, vệ sinh và chuẩn bị trước khi chuyển đồ dùng về.
Giới thiệu dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Bài viết trên có làm bạn hoang mang khi có biết bao công việc cần thực hiện trong ngày chuyển văn phòng. Nếu có làm bạn lo lắng thì đã có Vinamoves giúp bạn chuyển văn phòng từ A đến Z. Dịch vụ chuyển dọn văn phòng trọn gói của Vinamoves với hơn 15 năm kinh nghiệm đảm bảo sẽ mang lại dịch vụ chuyển dọn văn phòng vô cùng hài lòng cho quý khách hàng.
Liên hệ ngay với chúng tôi khi có nhu cầu tư vấn về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhé.
