Hiện nay việc thuê văn phòng làm việc trở nên khá phổ biến trên thị trường cho thuê bất động sản. Bởi ngày càng có nhiều doanh nghiệp mới thành lập, bên cạnh đó là nhu cầu di chuyển nơi làm việc. Tuy nhiên, giữa rất nhiều sự lựa chọn thuê phòng làm việc như hiện nay, với vị trí của các doanh nghiệp đi thuê cần phải tìm kiếm, chọn lọc như thế nào?
Hãy cùng vinamoves.vn tìm hiểu về quy trình thuê mặt bằng làm văn phòng với 8 bước cơ bản:
- Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
- Bước 2: Lên kế hoạch về ngân sách và thời gian
- Bước 3: Tìm kiếm văn phòng, đơn vị cho thuê không gian làm việc
- Bước 4: Liệt kê tất cả phương án, so sánh và chọn lọc
- Bước 5: Khảo sát trực tiếp và đánh giá
- Bước 6: Đàm phán với đơn vị cho thuê
- Bước 7: Kiểm tra và ký hợp đồng
- Bước 8: Cải thiện nếu có và sắp xếp hoàn chỉnh văn phòng mới
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lên kế hoạch thuê phòng làm việc
Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục đích thuê văn phòng làm việc. Việc xác định này dựa trên đặc thù của từng doanh nghiệp và những mong muốn về không gian làm việc mà doanh nghiệp muốn có.
Các yếu tố cơ bản mà bạn cần xác định trước như:
- Vị trí: lựa chọn vị trí, khu vực đặt văn phòng thuận tiện cho việc kinh doanh. Ngoài ra, có thể xác định trước hướng văn phòng nếu cần thiết.
- Diện tích: ước lượng diện tích phù hợp với văn phòng đảm bảo đủ không gian làm việc và các khoảng không gian khác theo nhu cầu.
- Đặc điểm văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng trong tòa nhà, văn phòng chung không gian với các doanh nghiệp khác. Xác định nhu cầu về bãi đỗ xe, hệ thống điều hòa, thông gió, thang máy, phòng cháy chữa cháy, cơ sở vật chất của văn phòng.
- Chất lượng văn phòng: tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mẫu văn phòng trống hoặc được trang bị đầy đủ nội thất, hoặc thuê mặt bằng làm văn phòng. Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh còn được chia làm nhiều hạng A, B, C cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
- Các nhu cầu khác: tiện ích xung quanh, thương hiệu của tòa nhà.
Bước 2: Lên kế hoạch về ngân sách và thời gian
Khi thuê mặt bằng làm văn phòng, doanh nghiệp cần định hướng kế hoạch tự tìm kiếm hay liên hệ các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp hoặc có thể kết hợp cả hai cách. Với phương án sử dụng dịch vụ môi giới, khách hàng cần tìm hiểu rõ và sàng lọc những đơn vị đáng tin cậy.
Lên kế hoạch về ngân sách ngay từ đầu giúp cho việc xác định mục tiêu và chọn lựa văn phòng nhanh chóng hơn. Tùy vào khả năng tài chính của doanh nghiệp, cần xác định khả năng mà doanh nghiệp bạn có thể chi trả. Ngoài phí thuê văn phòng, bạn cần dự toán đến những chi phí liên quan khác, như chi phí điện nước, dịch vụ, chuyển dọn văn phòng cũ, setup văn phòng mới,…
Khi lên kế hoạch thuê văn phòng làm việc, bạn nên lưu ý các mốc thời gian. Xác định khoảng thời gian dành cho việc tìm kiếm văn phòng, mốc thời gian chuyển vào văn phòng mới, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh tại văn phòng mới,… Đánh dấu các cột mốc thời gian giúp bạn kiểm soát tiến độ, đảm bảo việc chuyển đến văn phòng mới không làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Đánh giá và lựa chọn mặt bằng văn phòng
Bước 3: Tìm kiếm văn phòng, đơn vị cho thuê không gian làm việc
Sau khi xác định được các yếu tố cơ bản, ngân sách, dự tính thời gian, bạn tiến hành tìm kiếm, so sánh và đánh giá. Trên thị trường cho thuê văn phòng hiện nay có rất nhiều loại hình, bạn cần tham khảo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp với tiêu chí của mình nhất. Tuy nhiên, nếu bạn chưa có kinh nghiệm về thị trường này thì có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị môi giới, công ty dịch vụ cho thuê mặt bằng làm văn phòng.
Xem thêm: Các kênh tìm kiếm mặt bằng văn phòng uy tín
Bước 4: Liệt kê tất cả phương án, so sánh và chọn lọc
Sau khi đã thu thập được khá nhiều thông tin, phân loại các phương án, bạn cần sàng lọc bớt các lựa chọn để dễ dàng so sánh. Chỉ giữ lại những lựa chọn đáp ứng được phần lớn nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Trong quá trình sàng lọc bạn nên note lại những điểm ưu và nhược của từng lựa chọn văn phòng. Tiếp theo, bạn chỉ cần so sánh những điểm này giữa các lựa chọn với nhau và tiếp tục sàng lọc.
Nếu nguồn dữ liệu sau khi sàng lọc còn lại khá ít hoặc chưa tìm được văn phòng ưng ý, bạn nên quay lại bước tìm kiếm thu thập thêm thông tin.
Tiếp theo, sau khi đã loại bỏ những lựa chọn chưa phù hợp, bổ sung thêm các lựa chọn mới và sàng lọc, bạn còn lại những phương án tiềm năng nhất để tạo danh sách ưu tiên. Danh sách ưu tiên những lựa chọn văn phòng làm việc bao gồm thông tin của văn phòng, ghi chú ưu nhược điểm, và bạn có thể sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này bạn có thể chọn ra một số văn phòng ưng ý nhất để khảo sát thực tế.
Bước 5: Khảo sát trực tiếp và đánh giá
Bước tiếp theo sau khi bạn có được danh sách các phương án thuê phòng làm việc chính là thực hiện khảo sát thực tế. Việc khảo sát thực tế để bạn có thể quan sát trực tiếp văn phòng, đánh giá tình trạng, cân nhắc vị trí, diện tích,… của văn phòng. Để khảo sát trực tiếp và thuê mặt bằng làm văn phòng, bạn nên thực hiện:
- Liên hệ và hẹn lịch với quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư cho thuê.
- Lên danh sách những yếu tố cần kiểm tra: diện tích, âm thanh, ánh sáng, hệ thống điện nước, nội thất, an ninh,…
- Chú ý đến các chi tiết nhỏ như ổ điện, cửa sổ, ô thông gió xem có hư hỏng gì từ trước hay không.
- Đi khảo sát cùng nhân viên của công ty bạn. Nếu có thể hãy cùng khảo sát với nhân viên công ty bạn để đánh giá không gian làm việc tốt hơn, phù hợp với nhu cầu công việc của nhân viên.
Sau khi tham quan và kiểm tra thực tế văn phòng, bạn cần ghi chú lại tất cả thông tin và đánh giá của mình. Từ đó có thể so sánh, đối chiếu chính xác các tiêu chí ở bước 1 để đánh giá văn phòng.
Xem thêm: Cách lựa chọn văn phòng làm việc cho người chưa có kinh nghiệm
Giai đoạn 3: Trao đổi với đơn vị cho thuê phòng làm việc và ký hợp đồng
Bước 6: Đàm phán với đơn vị cho thuê
Thương lượng và ký hợp đồng thuê văn phòng làm việc là bước quan trọng giúp cả 2 bên thống nhất quyền và lợi ích của mình. Các doanh nghiệp khi đàm phán cùng đơn vị cho thuê nên đàm phán về những vấn đề như:
- Đàm phán về giá: đây là yếu tố quan trọng nhất cần phải thương lượng vì nó ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi thương lượng về giá bạn cần dựa vào giá thị trường, mức giá mà doanh nghiệp mong muốn từ đó đưa ra những đề xuất phù hợp. Bên cạnh đó bạn cũng có thể đưa ra những đề xuất liên quan đến chi phí và mức giá thuê như đặt cọc nhiều tháng, chi phí sửa chữa,…
- Đàm phán về thời gian thuê: tùy vào tính chất ổn định hay linh hoạt của doanh nghiệp cũng như định hướng phát triển trong thời gian sắp tới. Doanh nghiệp cần dự tính trước thời gian thuê văn phòng cũng như cân nhắc các chi phí về việc ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng.
- Đàm phán về các điều khoản khác: các điều khoản về lợi ích và chi phí của doanh nghiệp cần được trao đổi trước để tránh rắc rối sau này. Như các tiện ích mà doanh nghiệp được sử dụng, các khoản chi phí nào doanh nghiệp cần thanh toán trong quá trình thuê.
Bước 7: Kiểm tra và ký hợp đồng
Sau khi thương lượng thành công và cả bên thuê và bên cho thuê đều thống nhất hợp đồng sẽ tiến hành ký hợp đồng xác nhận. Trước khi ký hợp đồng, 2 bên đều phải có nghĩa vụ kiểm tra lại hợp đồng. Những nội dung mà các khách hàng đi thuê văn phòng làm việc cần được lưu ý đó làm các điều khoản, điều kiện của hợp đồng. Ngoài ra, cần xác nhận đầy đủ các giấy tờ liên quan để chứng minh việc sở hữu và quyền cho thuê văn phòng. Cuối cùng, cần kiểm tra việc thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo hợp đồng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chọn mặt bằng văn phòng mới
Giai đoạn 4: Cải thiện và sắp xếp văn phòng
Bước 8: Cải thiện nếu có và sắp xếp hoàn chỉnh văn phòng mới
Sau khi hoàn tất hợp đồng thuê văn phòng làm việc, bạn nên dành thời gian xem xét điều chỉnh văn phòng trước khi bắt đầu sử dụng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc thay đổi một vài chi tiết để phù hợp hơn, sửa chữa lại cơ sở vật chất, lắp ráp thêm hệ thống điện, nước, internet,… Bổ sung thêm nội thất, đồ trang trí và sắp xếp hoàn chỉnh văn phòng. Lưu ý, ở khâu hoàn thiện này cũng sẽ phát sinh thêm chi phí vì thế doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào thực hiện.
Tóm lại, khi doanh nghiệp có dự định thuê phòng làm việc nên cân nhắc, tính toán và tham khảo nhiều thông tin. Trên đây là 8 bước quy trình được chia thành 4 giai đoạn giúp các doanh nghiệp dễ dàng tạo kế hoạch thuê phòng làm việc. Ngoài ra, nếu công ty bạn phải chuyển từ văn phòng cũ sang văn phòng mới thì có thể tham khảo dịch vụ hoàn trả mặt bằng văn phòng tại Vinamoves. Liên hệ 1800 9224 để được Vinamoves tư vấn chi tiết.
