Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng thuê mặt bằng văn phòng nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh. Tùy vào nhu cầu và quy mô của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi và phù hợp nhất.
Trong bài viết này, Vinamoves sẽ tổng hợp những kinh nghiệm dành cho các doanh nghiệp khi đang có nhu cầu chọn mặt bằng văn phòng làm việc. Biết được các tiêu chuẩn văn phòng làm việc giúp cho doanh nghiệp chọn nơi kinh doanh tốt nhất. Không chỉ giúp cho công việc được thuận lợi, văn phòng làm việc tốt giúp tạo được cảm hứng, động lực cho toàn thể nhân viên công ty.
Vai trò của việc chọn mặt bằng văn phòng làm việc
Văn phòng là khu vực được đặt tại một vị trí nhất định, là địa chỉ, trụ sở của doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp có thể có nhiều văn phòng làm việc, chi nhánh văn phòng.
Văn phòng có vai trò quan trọng vừa là không gian để nhân viên công ty tập trung làm việc cũng như diễn ra các hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi đại diện tiếp nhận các thông tin của doanh nghiệp, diễn ra các cuộc họp quan trọng, trao đổi với đối tác, khách hàng, có thể xem là bộ mặt của doanh nghiệp. Vì thế cho nên, việc lựa chọn văn phòng làm việc được xem là bước đầu tiên trong việc xây dựng một tổ chức, cũng như tạo nên những thành công sau này cho doanh nghiệp.
Dựa theo tiêu chuẩn văn phòng làm việc hiện nay, các hình thức văn phòng làm việc tại Việt Nam có thể kể đến như sàn văn phòng tại các tòa nhà, cao ốc (được chia thành các loại chất lượng khác nhau), loại hình cho thuê căn hộ văn phòng (Officetel), dùng nhà nguyên căn để làm văn phòng, và cuối cùng là văn phòng làm việc chung (Coworking Space).
Lựa chọn mặt bằng văn phòng hay các hình thức khác tùy vào nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp.
Xem thêm: Kênh tìm kiếm thông tin văn phòng cho thuê uy tín
Tiêu chuẩn chọn phòng làm việc gồm những yếu tố nào?
Để chọn được văn phòng làm việc phù hợp, doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu và mong muốn của mình. Bên cạnh đó, văn phòng làm việc cũng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn phù hợp với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là 4 tiêu chí cơ bản có thể giúp các doanh nghiệp cân nhắc, lựa chọn nơi làm việc phù hợp cho đơn vị của mình.
Vị trí địa lý và tiện ích xung quanh
Dù với hình thức văn phòng làm việc trong tòa nhà hay nhà nguyên căn hay văn phòng chia sẻ thì cũng cần cân nhắc lựa chọn vị trí thuận tiện nhất cho doanh nghiệp. Tùy vào đặc thù riêng của mỗi ngành, các đơn vị sẽ ưu tiên chọn lựa vị trí thuận tiện nhất. Như các ngành sản xuất sẽ chọn vị trí gần các trục đường chính, lớn để dễ dàng vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm. Ngành logistic ưu tiên chọn vị trí thuận tiện ra các cảng. Các ngành dịch vụ, thời trang cần chọn vị trí tại các trung tâm hoặc khu tập trung dân cư.
Các trung tâm của thành phố Hồ Chí Minh hiện nay là nơi tập trung nhiều lĩnh vực, dịch vụ tiện ích vì thế đã thu hút rất nghiệp doanh nghiệp đặt văn phòng làm việc tại đây. Không chỉ thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, đối với những nhóm ngành dịch vụ, sản phẩm tiện ích sự tập trung, cạnh tranh sẽ giúp các ngành phát triển hơn.
Kích thước và diện tích của mặt bằng
Yếu tố thứ 2 cần cân nhắc khi chọn mặt bằng văn phòng làm việc, đó chính là không gian văn phòng như thế nào sẽ phù hợp với công ty. Văn phòng có kích thước phù hợp là đủ không gian để tất cả nhân viên làm việc, bao gồm máy móc, nội thất. Ngoài ra, tại văn phòng có thể có những không gian riêng như phòng họp, khu vực tiếp khách, lễ tân, ban công, căn tin.
Dựa vào những nhu cầu trên, từng doanh nghiệp sẽ tính toán kích thước tối thiểu và tối đa khi chọn mặt bằng văn phòng làm việc. Với khoảng không gian vừa đủ giúp cho nhân viên và cả ban lãnh đạo có nơi làm việc thoải mái, tạo môi trường làm việc tốt từ đó giúp cho việc kinh doanh tốt hơn.
Chi phí thuê và các chi phí khác liên quan
Chi phí để thuê hoặc mua mặt bằng văn phòng làm việc cũng là một tiêu chí cân nhắc khi chọn nơi làm việc cho doanh nghiệp. Tại mỗi công ty, chi phí phụ thuộc vào tiêu chuẩn văn phòng làm việc, ngân sách, mục đích và nhu cầu riêng. Tuy nhiên, để chọn được không gian làm việc phù hợp thì phải cân nhắc ổn thỏa về mặt chi phí.
Hiện nay, sự đa dạng về hình thức văn phòng làm việc đã giúp các đơn vị có nhiều sự lựa chọn hơn. Phụ thuộc vào mục đích chi phí, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc thuê hoặc mua mặt bằng văn phòng làm việc. Với cả 2 hình thức này đều sẽ có những chi phí khác liên quan, các đơn vị nên tìm hiểu rõ trước khi quyết định chọn văn phòng.
Tiện nghi và trang thiết bị có sẵn trong mặt bằng
Nếu đơn vị bạn muốn chọn văn phòng làm việc hiện đại thì nên cân nhắc phương án chọn mặt bằng có sẵn các trang thiết bị. Hiện nay, các đơn vị cho thuê, bán mặt bằng làm việc thường sẽ gợi ý cho khách hàng những căn có sẵn thiết bị, nội thất. Nếu doanh nghiệp không có yêu cầu quá cao về thiết bị, nội thất văn phòng thì có thể chọn phương án này.
Bên cạnh đó, cũng có những doanh nghiệp lớn cần nhiều máy móc, thiết bị phức tạp, đồ đạc nội thất nhiều nên cần được chọn riêng cho phù hợp.
Xem thêm: Hướng dẫn kế hoạch chọn mặt bằng văn phòng mới
Kinh nghiệm chọn văn phòng làm việc hiện đại
Chọn văn phòng làm việc là một trong những bước đầu tiên để xây dựng nên một mô hình kinh doanh. Văn phòng làm việc sẽ là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động kinh doanh bao gồm công việc văn phòng, các buổi họp, tiếp khách, đối tác. Bên cạnh đó, văn phòng sẽ là nơi tiếp nhận và phản hồi thông tin cho khách hàng.
Vì thế, các doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc kỹ hơn khi lựa chọn nơi để đặt văn phòng kinh doanh. Với những tiêu chí chọn mặt bằng văn phòng làm việc trên, các đơn vị sẽ có được những hình dung cơ bản, mục tiêu và nhu cầu cho không gian làm việc. Tiếp theo, những kinh nghiệm chọn văn phòng làm việc hiện đại sau đây sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện chọn lựa được văn phòng ưng ý và tránh được những rủi ro không đáng có.
Lên kế hoạch trước và xác định nhu cầu cụ thể
Trong mọi kế hoạch đều cần sự chuẩn bị từ trước. Việc chọn nơi làm việc cũng vậy, điều này sẽ giúp đơn vị có định hướng ngay từ đầu, sàng lọc được các phương án phù hợp hơn. Ngoài ra, lên kế hoạch trước chính là cách để các doanh nghiệp kiểm soát được nhiều yếu tố như ngân sách, thời gian,…
Nắm vững ngân sách và tính toán chi phí liên quan
Một trong những kinh nghiệm đối với các đơn vị lần đầu thuê hoặc mua mặt bằng văn phòng làm việc chính là phải cân đối được ngân sách và dự toán những chi phí có thể phát sinh. Khi chọn văn phòng có chi phí phát sinh vượt quá mức ngân sách, nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh sẽ khó có thể xoay sở trong trường hợp này. Nắm vững ngân sách, tính toán chi phí và chọn văn phòng phù hợp là những kinh nghiệm cần phải biết.
Kiểm tra vị trí và tiện ích xung quanh
Tương ứng với tiêu chí về vị trí đặt văn phòng làm việc, các doanh nghiệp cần khảo sát trước những khu vực xung quanh xem đã đáp ứng được nhu cầu của mình chưa. Khảo sát về vị trí, các tuyến đường giao thông và các dịch vụ tiện ích xung quanh là bước không thể thiếu khi xem xét chọn lựa khu vực kinh doanh.
Tóm lại, để chọn văn phòng làm việc hiện đại, phù hợp với hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần lên kế hoạch và đưa ra những tiêu chí chọn lựa từ ban đầu. Các tiêu chuẩn văn phòng hiện nay chắc chắn sẽ đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Quan trọng hơn, bạn cần có cho mình những kinh nghiệm thực tế từ đó giúp chọn mặt bằng văn phòng làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp.
Trong quá trình chọn văn phòng làm việc mới hoặc chuyển địa điểm làm việc, có thể bạn sẽ cần dịch vụ tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng văn phòng. Hãy liên hệ ngay với Vinamoves để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Kết nối ngay với đội ngũ tư vấn của Vinamoves qua hotline (miễn phí) 1800 9224 hoặc nhắn tin trực tiếp trên website cho chúng tôi.
