Việc thuê mặt bằng văn phòng mang lại nhiều tiện ích cho công việc và tối ưu chi phí nên đã tạo nên một xu hướng chung cho các doanh nghiệp hiện nay. Vì thế các tòa nhà cho thuê văn phòng tại các khu tập trung nhiều ngành nghề luôn được doanh nghiệp quan tâm. Ngoài ra còn có loại hình mặt bằng văn phòng cho thuê nguyên căn hộ cũng phù hợp dành cho các đơn vị lớn, nhỏ.
Tuy nhiên, với loại hình văn phòng cho thuê nào khách hàng cũng cần cân nhắc cẩn thận trước khi đưa ra quyết định chọn làm nơi kinh doanh. Bài viết sau đây, website Vinamoves.vn sẽ nêu ra các nguyên tắc cần nhớ và hữu ích dành cho những ai đang tìm hiểu về việc thuê mặt bằng văn phòng.
Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn mặt bằng văn phòng cho thuê
Vị trí thuê mặt bằng văn phòng
Văn phòng làm việc chính là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là nơi làm việc, trao đổi công việc, diễn ra các cuộc họp nội bộ hoặc với đối tác, cũng là nơi tiếp đón khách hàng. Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào các phần thiết kế chi tiết cho văn phòng, các doanh nghiệp cần đưa ra quyết định sẽ đặt văn phòng tại vị trí, khu vực nào.
Lựa chọn vị trí văn phòng phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, mục tiêu và yêu cầu riêng của từng đơn vị. Vị trí phù hợp là nơi đáp ứng được yêu cầu về sự thuận tiện khi di chuyển, các tuyến đường giao thông, các dịch vụ tiện ích xung quanh. Vì thế, để chọn được mặt bằng văn phòng cho thuê có vị trí ưng ý, các doanh nghiệp cần tham khảo nhiều bên cung cấp dịch vụ cho thuê, bán văn phòng làm việc.
Ngoài ra, khi chọn vị trí văn phòng, các doanh nghiệp cũng quan tâm đến tiềm năng phát triển của khu vực. Tại thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là các quận trung tâm đã và đang có sự phát triển kinh tế vượt bậc. Bên cạnh đó, các quận tiếp giáp với trung tâm thành phố cũng đang được đẩy mạnh đầu tư tạo nên tiềm năng phát triển lớn. Đây là điều mà rất nhiều đơn vị quan tâm vì sẽ tạo nên thế mạnh giúp phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn mặt bằng văn phòng làm việc
Bãi đỗ xe và vỉa hè trước văn phòng
Lưu ý dành cho các đơn vị đang tìm vị trí thuê mặt bằng văn phòng thường chỉ quan sát không gian bên trong nhưng lại quên đi phần không gian bên ngoài văn phòng. Để hoạt động kinh doanh tại văn phòng bạn cần chú ý đến bãi gửi xe có thuận tiện cho nhân viên đỗ xe hay không. Đặc biệt là các mặt bằng văn phòng kiểu nguyên căn có phần diện tích mặt trước, cũng nên chú ý về vỉa hè có thông thoáng không.
Bãi đỗ xe và vỉa hè là phần ít được chú ý nhưng lại khá quan trọng nếu như đơn vị bạn đang cân nhắc quyết định có nên chọn văn phòng cho thuê đấy không.
Chất lượng cơ sở hạ tầng
Tiếp theo, khi chọn mặt bằng văn phòng cho thuê điều quan trọng nhất vẫn là xem xét chất lượng cơ sở hạ tầng tại nơi cho thuê. Đối với các mặt bằng bên trong tòa nhà cho cho thuê văn phòng, bạn cần kiểm tra chất lượng của tòa nhà, cơ sở hạ tầng bên trong văn phòng đều phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn. Tùy vào các mức giá khác nhau mặt bằng văn phòng cho thuê sẽ được chia thành các hạng A, B, C tương ứng với chất lượng.
Giá cả cho thuê
Và điều quan trọng khi thuê mặt bằng văn phòng mà các doanh nghiệp cần cân nhắc đó là về giá thuê văn phòng. Tùy vào nhu cầu thuê văn phòng của doanh nghiệp hoặc phụ thuộc vào chính sách cho thuê của các chủ đầu tư mà giá thuê sẽ có nhiều kỳ hạn khác nhau. Để phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại, các doanh nghiệp nên tính toán trước phần giá cả thuê văn phòng, bao gồm dự toán các kỳ hạn ngắn dài phù hợp, hình thức thanh toán, khoản tiền cọc trước và các khoản chi phí phát sinh.
Xem thêm: Hướng dẫn kế hoạch chọn mặt bằng văn phòng làm việc
6 nguyên tắc cần nhớ khi thuê mặt bằng văn phòng
Định hướng mục tiêu kinh doanh rõ ràng
Thuê mặt bằng tại các tòa văn phòng cho thuê hay các căn nhà nguyên căn được doanh nghiệp định hướng ngay từ đầu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ ràng mục tiêu thuê văn phòng như mục tiêu kinh doanh để tìm được mặt bằng phù hợp. Bởi hình thức kinh doanh, mục tiêu phát triển doanh nghiệp cũng sẽ định hướng được nhu cầu thuê mặt bằng.
Ví dụ như thuê mặt bằng văn phòng để làm việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ hay có cả máy móc, hay đây cũng là khu vực đón tiếp khách hàng, hay trưng bày sản phẩm. Việc xác định rõ mục tiêu thuê mặt bằng văn phòng giúp doanh nghiệp tính toán được chi phí cần thiết cũng như tiết kiệm thời gian trước khi ra quyết định thuê.
Chọn vị trí và xem xét đối thủ xung quanh
Đối với hầu hết các ngành khi kinh doanh đều cần tìm hiểu, nghiên cứu trước về đối thủ cạnh tranh. Trong việc lựa chọn mặt bằng văn phòng cho thuê cũng vậy, việc tìm hiểu, đánh giá về đối thủ cạnh tranh giúp các doanh nghiệp có nhiều thông tin hơn để sàng lọc. Nếu bạn kinh doanh về các mặt hàng thời trang, dịch vụ thì một khu vực tốt nhưng nhiều đối thủ cạnh tranh sẽ hạn chế khả năng phát triển của cửa hàng. Tuy nhiên, nếu khu vực ấy tập trung nhiều đối tượng khách hàng mục tiêu thì cũng cần được cân nhắc.
Quan tâm đến diện tích và hướng văn phòng
Khi chuẩn bị tìm hiểu về việc thuê mặt bằng văn phòng, chắc chắn đơn vị bạn phải ước lượng được cần thuê văn phòng gồm những không gian nào, số lượng nhân viên, bàn ghế, máy móc chiếm khoảng bao nhiêu diện tích. Đặt ra khoảng diện tích cần thiết, nhỏ nhất và lớn nhất khoảng bao nhiêu. Tính toán thuê mặt bằng trống hay căn hộ có nhiều phòng. Hoặc bạn cũng có thể vừa tham khảo các mẫu văn phòng cho thuê, tòa nhà cho thuê văn phòng để ước lượng dễ dàng hơn.
Ngoài ra, cũng rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến hướng văn phòng. Chọn hướng văn phòng, hướng bàn làm việc hợp phong thủy giúp cho công việc được suôn sẻ. Với quan điểm này, các doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu thêm thông tin về hướng của mặt bằng văn phòng từ các đơn vị cho thuê.
Cân nhắc nhu cầu về trang thiết bị
Khi thuê văn phòng, thường các chủ đầu tư cho thuê sẽ có nhiều loại văn phòng dành cho các doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu của mình, mỗi doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu, yêu cầu khác nhau mà lựa chọn thuê mặt bằng trống hoặc các phòng làm việc đã được trang bị sẵn các thiết bị, nội thất.
Trong không gian văn phòng cho thuê, nhiều doanh nghiệp thường sẽ được yêu cầu lắp sẵn máy điều hòa, hệ thống đèn, nước, kết nối mạng để thuận tiện cho việc chuyển dọn vào sớm. Nhưng bên cạnh đó, có nhiều đơn vị cho thuê chỉ cho thuê mặt bằng trống và các doanh nghiệp sẽ tự thiết kế nội thất bên trong.
Vì thế khi thuê mặt bằng văn phòng làm việc, các doanh nghiệp nên thương lượng trước với bên chủ đầu tư giúp cho việc tính toán chi phí được chính xác hơn.
Điều kiện pháp lý là điều rất cần thiết
Hợp đồng, giá cả, các thủ tục pháp lý, quyền và nghĩa vụ của cả bên thuê và cho thuê là những điều doanh nghiệp nên đặc biệt quan tâm khi thuê mặt bằng văn phòng. Để tránh những rủi ro trước, trong và sau quá trình thuê văn phòng, các đơn vị cần chủ động trao đổi rõ ràng và có giấy tờ xác minh chính xác. Những rủi ro về pháp lý ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh nhưng đây là vấn đề có thể kiểm soát được vì thế doanh nghiệp cần kiểm tra và cân nhắc kỹ lưỡng.
Không vội vàng đưa ra quyết định
Nguyên tắc cuối cùng là điều mà ít doanh nghiệp có thể để ý đến. Trong trường hợp, bạn quá thích mặt bằng đó nhưng khoan hãy ra quyết định vội. Bạn cần dành thời gian để xem xét tất cả các vấn đề bên trên cũng như để thương lượng thêm, điều này mang lại nhiều lợi ích hơn bình thường.
Với thị trường cho thuê văn phòng như hiện nay, mặt bằng văn phòng cho thuê đa dạng hình thức, nhiều giá cả. Nguyên tắc không đưa ra quyết định vội vàng mà dành thời gian để thương lượng giúp cho bạn cân nhắc kỹ hơn trước khi thuê mà không bị thách giá quá cao.
Tóm lại, khi thuê mặt bằng văn phòng doanh nghiệp cần cân nhắc, tham khảo và lưu ý những nguyên tắc quan trọng. Chọn mặt bằng văn phòng cho thuê là bước đầu tiên trong việc xây dựng doanh nghiệp giúp đạt được những thành công sau này. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu hoàn trả mặt bằng tại các tòa nhà cho thuê văn phòng hãy liên hệ 1800 9224 để được Vinamoves hỗ trợ tận tình nhé!
